In breve
In questo articolo vedremo passo dopo passo come si fanno le fatture elettroniche e chi ha l’obbligo di emetterle. Qui sotto trovi un riassunto ma, se preferisci andare nel dettaglio, puoi leggere ogni capitolo scorrendo in basso.
La fattura elettronica è un documento che certifica che hai erogato un servizio e che sei stato pagato per questo. Fare tutto correttamente e online ti permette di velocizzare il processo e di tenere tutto sotto controllo.
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Per emettere una fattura elettronica devi svolgere 3 passaggi fondamentali: attivazione, compilazione e invio
Per prima cosa devi attivare il servizio di fatturazione elettronica. Per farlo devi accedere alla tua area privata del portale fatture e corrispettivi sul sito dell’agenzia delle entrate.
Per compilare una fattura elettronica devi creare il file .xml inserendo i tuoi dati, i dati del tuo cliente e l’importo della prestazione. Puoi utilizzare il software gratuito dell’agenzia delle entrate, l’app Fatturae oppure un servizio di terze parti, come Fiscozen.
L’ultimo passaggio è inviare le fatture elettroniche al sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate.
Quando utilizzi la fatturazione elettronica, infatti, devi inviare la fattura telematicamente all’agenzia tramite un servizio detto sistema di interscambio, o SDI.
Dopo aver controllato che il documento contenga tutte le informazioni necessarie, il sistema consegnerà la fattura al cassetto fiscale del tuo cliente.
Dal 1 gennaio 2024, tutte le attività hanno l’obbligo di inviare le fatture elettroniche con una sola eccezione
I professionisti del settore sanitario, infatti, quando fatturano ai propri pazienti non devono utilizzare la fatturazione elettronica ma un servizio diverso, il sistema tessera sanitaria.
Se fatturi ad una pubblica amministrazione, quando invii devi inserire un’informazione aggiuntiva
Devi indicare sempre il CUU, cioè il codice univoco ufficio, che corrisponde ad una sequenza di 6 caratteri alfanumerici, necessaria per identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura.
Per trovare il codice CUU puoi consultare il portale IPA che contiene le informazioni per la fatturazione verso le pubbliche amministrazioni.
Possiamo aiutarti gratis a capire come fare le tue fatture elettroniche
Un consulente esperto ti spiegherà tutti i passaggi per attivare il servizio di fatturazione, compilare il documento e inviarlo all’agenzia delle entrate entro i tempi richiesti, così da essere sempre in regola.
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Abilitare le fatture elettroniche: come si fa?
Per abilitare le fatture elettroniche devi accedere al sito web dell’agenzia delle entrate e andare nella tua area privata
Devi entrare nel portale fatture e corrispettivi, accedendo tramite SPID o CIE. Una volta dentro, devi accedere alla sezione fatturazione e poi seguire la procedura guidata per attivare il servizio che ti abilita alla creazione delle fatture elettroniche.
Ricorda sempre che hai l’obbligo di conservare ogni documento per almeno 10 anni. Se non vuoi scaricare ogni fattura e metterla da parte in maniera cartacea o comprare un software che salvi le fatture, puoi attivare il servizio di conservazione offerto gratuitamente dell’agenzia delle entrate.
Puoi farlo direttamente dal portale. Attivandolo sarà l’agenzia delle entrate ad occuparsi della conservazione delle fatture al posto tuo.
L’intero percorso delle fatture elettroniche, dalla loro creazione al momento in cui sono messe in archivio, si può dividere in 5 passaggi
Il primo è la predisposizione, ovvero è la fase di creazione della fattura elettronica.
Il secondo passaggio è l’invio: il file creato viene inviato al sistema di interscambio, o SDI, ovvero il servizio dell’agenzia delle entrate che si occupa delle fatture elettroniche.
Il terzo è il passaggio di controllo, nel quale il sistema di interscambio verifica che la fattura sia corretta secondo alcuni parametri che sono autenticità, leggibilità ed integrità.
Il quarto è la consegna, ovvero quando la fattura viene consegnata al destinatario. Se il tuo documento non supera i controlli, riceverai un avviso e potrai sistemare la fattura.
L’ultima fase di questo percorso è la conservazione: la fattura viene messa da parte così da essere a disposizione per eventuali controlli futuri.
Una cosa che l’SDI non controlla è il contenuto della fattura. Ad esempio se hai inserito correttamente l’importo o il metodo di pagamento. Se c’è un errore di questo genere, quindi, devi accorgertene tu e non puoi fare affidamento sul sistema di interscambio.
Possiamo aiutarti a gestire tutte le fasi della gestione delle tue fatture elettroniche nel modo corretto
Il nostro software per le fatture elettroniche si occupa in automatico della maggior parte delle funzioni, così tu devi solo compilare i dati e cliccare sul pulsante invia.
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Dati fattura elettronica: quali servono per prepararla?
Le prime voci da inserire nella fattura sono i tuoi dati, quelli del tuo cliente e quelli della fattura
Dovrai inserire il tuo nome e cognome o il nome della tua attività, l’indirizzo della tua attività e il tuo numero di Partita IVA.
I dati del tuo cliente di cui hai bisogno sono nome e cognome o del nome della sua attività, indirizzo completo di CAP e città, e codice fiscale o Partita IVA, a seconda che si tratti di un privato o no.
Inserisci anche il numero progressivo della fattura e la data.
Nella parte centrale della fattura devi inserire i dati relativi alla prestazione o al prodotto che vendi
Devi inserire la descrizione di ogni prestazione o prodotto e l’importo da pagare per ognuno. Uno su ogni riga.
Inserisci anche l’eventuale contributo integrativo, se la tua cassa lo prevede, oppure la rivalsa INPS che però non è obbligatoria.
Se sei in regime ordinario devi inserire la percentuale e l’importo dell’IVA. Se il tuo cliente è una Partita IVA in regime ordinario o una società, inserirai anche la ritenuta d’acconto del 20% ovvero un anticipo sulle tasse che il cliente versa per conto tuo.
Se sei in regime forfettario e il totale supera 77,47€, devi aggiungere 2€ di imposta di bollo.
Alla fine di questa sezione, devi calcolare il totale della fattura ovvero la quota finale che il cliente dovrà pagarti.
Nella parte finale devi inserire i dati del pagamento ed eventuali diciture
Indica la modalità di pagamento, ad esempio se con bonifico o assegno, e la scadenza entro la quale vuoi ricevere il denaro.
Se la tua attività è in regime forfettario devi anche inserire la seguente dicitura:
“Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018”.
Ecco un esempio di fattura elettronica per l’attività di un social media manager in regime forfettario
Chiara Bianchi Social Media Manager
Corso Genova 10, 20123, Milano
P.IVA: 00123456789
Mario Rossi
Corso Venezia 11, 20121, Milano
CF: RSSMRA45E13F250U
13/08/2024
Fattura n. 20
| Compenso per attività di gestione social media | 1.000 € |
| Marca da bollo | 2 € |
| Totale fattura | 1.002 € |
Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.
Possiamo aiutarti gratis a capire quali dati inserire in fattura
Un esperto può aiutarti a capire quali dati devi inserire. Puoi ricevere una consulenza fiscale gratuita e senza impegno cliccando sul box qui sotto.
Fatture elettroniche gratis: come farle e inviarle con l’agenzia delle entrate?
Per creare le fatture gratis puoi usare il servizio dell’agenzia delle entrate in 2 modi
O usi la procedura online o scarichi il loro software sul tuo computer.
Per usare il servizio online devi seguire la procedura guidata
Nel portale fatture e corrispettivi, clicca su fatturazione elettronica e poi su generazione.
Qui puoi inserire tutti i dati della tua fattura. Accanto ad ogni campo da compilare è scritto quali siano i dati da inserire. Alla fine clicca invia.
In alternativa puoi scaricare il software sul tuo computer
Dal sito web dell’agenzia, nella barra di ricerca in alto a destra scrivi software di compilazione fattura elettronica. Comparirà una pagina dedicata e, cliccando su compilazione fattura elettronica si avvierà in automatico il download del programma.
Dalla cartella download del tuo computer, cliccando sul file scaricato dovrai installare il software.
Per creare la tua prima fattura clicca su file e poi su nuova fattura
Inserisci la tua Partita IVA e scegli la tipologia di fattura tra le tre opzioni disponibili.
Seleziona fattura ordinaria e clicca su fine.
Nella colonna di sinistra comparirà una cartella che corrisponde alla tua fattura. Per compilarla devi riempire le sottocartelle
La prima sottocartella si chiama i miei dati . Nella scheda dati anagrafici devi inserire tutti i dati della tua attività come il nome, il regime fiscale, l’indirizzo.
I campi in bianco sono quelli da compilare obbligatoriamente. Quando hai finito clicca su conferma e poi su chiudi.
La seconda sottocartella si chiama fattura. Al suo interno devi compilare la scheda dati anagrafici cliente.
La terza si chiama dati generali. Nella scheda documento fattura inserisci i dati come il numero progressivo e data. Nella scheda linee di dettaglio inserisci i dati della prestazione o del prodotto che vendi e gli importi. Qui inserisci anche l’eventuale IVA.
Alla fine clicca su conferma e su chiudi.
Quando hai compilato tutti i dati, nella colonna di sinistra clicca su dati riepilogo.
Qui puoi visualizzare la fattura compilata e dovrai inserire il totale della fattura nella casella apposita.
Alla fine clicca su conferma e poi chiudi.
L’ultima voce della colonna a sinistra è creazione file da inviare. Cliccando si genera il file .xml della fattura
Cliccando conferma e il sistema salverà sul tuo computer il file da inviare.
Puoi anche salvare la fattura di cortesia in .pdf e inviarla al tuo cliente.
Per inviare la fattura elettronica devi caricare il file .xml generato sul portale Fatture e Corrispettivi
Nel portale, clicca su fatturazione elettronica e poi su generazione.
Nella barra in alto, alla voce trasmissione puoi caricare il file .xml e inviarlo all’SDI.
Se pensi che il processo sia macchinoso, possiamo aiutarti
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Fatture elettroniche: quali sono gli altri modi per farle ed inviarle?
Per creare e inviare le fatture puoi anche usare un software di terze parti come ad esempio Fiscozen.
La caratteristica dei servizi di terze parti è che spesso offrono una serie di funzioni aggiuntive all’interno della piattaforma, come ad esempio il calcolo delle tasse in tempo reale oppure il calendario delle scadenze fiscali.
Una volta creata la tua fattura elettronica, devi inviarla allo SDI e per farlo puoi usare 2 metodi diversi
Il primo metodo è utilizzare una PEC. Il secondo metodo è utilizzare il codice SDI del tuo cliente.
Per inviare la fattura tramite PEC, devi seguire la seguente procedura
Per prima cosa devi predisporre il messaggio PEC e, a seconda del fornitore di servizi che hai scelto, potrai farlo da web app, da app mobile o da software installato sul tuo computer.
Una volta creato il file .xml della fattura elettronica utilizzando un software dedicato, puoi allegarlo al messaggio di pec come faresti con un normale allegato di posta elettronica.
Con alcuni software di terze parti, puoi inviare la PEC direttamente, senza scaricare il file.
La prima volta che invii una fattura elettronica con questo metodo devi spedire il messaggio di PEC all’indirizzo [email protected].
Una volta ricevuta la tua prima fattura tramite PEC, il sistema di interscambio, ovvero il servizio dell’agenzia delle entrate che si occupa di gestire le fatture elettroniche, ti comunicherà un nuovo indirizzo PEC-sdi a cui inviare tutte le successive.
Se vuoi che la fattura sia consegnata anche al tuo cliente, hai bisogno del codice SDI del sistema di fatturazione che utilizza
È un codice di sei caratteri che funziona come un indirizzo e permette al sistema di interscambio di consegnare la fattura al software di fatturazione del tuo cliente.
Se è titolare di Partita IVA ed è residente in Italia devi chiedere il codice direttamente a lui. Se è un soggetto privato residente in Italia, il codice che devi indicare è 7 zeri, quindi 0000000. Se il cliente è residente fuori dall’Italia, sia per le aziende che per privati, il codice è 7 X, quindi XXXXXXX.
Se il destinatario è una pubblica amministrazione, devi indicare il CUU, codice univoco ufficio, una sequenza di 6 caratteri alfanumerici, necessaria per identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura.
Se sbagli ad inserire il codice SDI ma hai inserito la Partita IVA corretta, il cliente non riceverà la fattura nel software ma potrà comunque trovarla nel suo cassetto fiscale.
Possiamo seguirti gratuitamente nell’invio della tua prima fattura elettronica
Un esperto può seguirti in tutti i passaggi per aiutarti a fare tutto nel modo giusto.
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Fare le fatture elettroniche: chi ha l’obbligo?
A partire dal 2024 le fatture elettroniche sono obbligatorie per tutte le Partite IVA a prescindere dal regime fiscale, ad eccezione di chi svolge prestazioni sanitarie
L’obbligo è entrato in vigore a partire dal 1° gennaio 2024, quindi anche le attività che prima potevano continuare ad emettere le fatture cartacee hanno dovuto adattarsi a questo nuovo sistema.
Se sei un professionista del settore sanitario, le fatture che emetti nei confronti dei tuoi pazienti non andranno inviate tramite il sistema di interscambio. Nel tuo caso dovrai usare il sistema tessera sanitaria, che ha un funzionamento diverso.
Grazie a questo servizio, infatti, le fatture sono legate al codice fiscale di ogni paziente. In questo modo, l’agenzia delle entrate può collegare le spese sanitarie a ciascun cittadino che può decidere di scaricarne una parte. Ogni paziente può vedere tutte le fatture relative alle sue spese mediche nel sito web dell’agenzia quando compila il modello 730 per la dichiarazione dei redditi.
Se sei un professionista sanitario e fatturi ad altre aziende, però, dovrai utilizzare le fatture elettroniche
Se ad esempio sei un medico e lavori anche come professore universitario con la Partita IVA, le fatture relative alle tue lezioni non sono legate a prestazioni sanitarie. Quindi, anche se sei un medico, dovrai inviare le fatture tramite il sistema di interscambio.
Un altro esempio è quello di un dentista che lavora per uno studio. Se il dentista fattura direttamente al paziente, dovrà utilizzare il sistema tessera sanitaria.
Se invece lo studio si occupa di tutti gli aspetti di gestione del paziente, inclusa la fatturazione dei servizi, e il dentista emette le proprie fatture verso lo studio, dovrà utilizzare la fatturazione elettronica tramite il sistema di interscambio.
Possiamo aiutarti a capire se hai l’obbligo di fare le fatture elettroniche, specialmente se rientri in uno di questi casi un po’ particolari.
Un esperto potrà studiare la tua situazione nello specifico e dirti in quali casi devi emettere le fatture elettroniche tramite il sistema di interscambio e quando invece devi utilizzare il servizio tessera sanitaria.
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