In breve
In questo articolo vedremo come ottenere una firma digitale. Qui sotto trovi un riassunto di tutte le informazioni ma, se preferisci andare nel dettaglio, puoi leggere ogni capitolo scorrendo in basso.
Conoscere cos’è la firma digitale, quando devi averla e quando ti serve è importante, perché ti permetterà di siglare i documenti digitalmente e di verificare la tua identità nel momento in cui firmi.
Il commercialista può aiutarti ad ottenere la tua firma digitale. Puoi ricevere un consulenza fiscale gratuita e senza impegno con un esperto, compilando il form in cima alla pagina.
Puoi ottenere la tua firma digitale da uno degli operatori autorizzati
Per scoprire quali sono ti basterà consultare il sito di AGID. Indipendentemente dal gestore che sceglierai, dovrai avere a disposizione:
- documento d’identità come la carta d’identità, patente di guida o il passaporto
- codice fiscale
- numero di cellulare
- indirizzo email
Se hai tutto, puoi procedere con l’acquisto della firma digitale.
L’acquisto della firma digitale si divide in 3 fasi
La prima è l’acquisto della firma, dove comprerai il kit di firma digitale più adatto alle tue esigenze. Successivamente dovrai verificare la tua identità, ad esempio tramite webcam, SPID o riconoscimento allo sportello.
Infine, potrai procedere all’attivazione del servizio, collegandoti al sito del gestore che hai scelto e completando la registrazione con i dati richiesti, come il codice seriale della smart card o un codice segreto ricevuto via SMS.
Queste fasi possono variare leggermente in base al gestore che scegli per l’acquisto.
Una volta ottenuta la tua firma digitale, non ti resta che usarla
Per farlo devi avere un software e un sistema di autenticazione a due fattori, un codice PIN e un token fisico per verificare l’identità. Questo può essere di 3 tipi: smart card, token elettronico che genera un codice univoco temporaneo oppure app mobile con funzione di token elettronico.
Se sei in possesso di uno di questi 3 dispositivi, per firmare dovrai inserire la smart card nel lettore, selezionare il file che vuoi firmare, scegliere dal menù a tendina la tipologia di firma, inserire PIN della smart card e fare clic su “firma”.
Possiamo dirti se hai bisogno di una firma digitale e come ottenerla
Puoi ricevere una consulenza gratuita e senza impegno con un esperto fiscale cliccando il bottone prenota una consulenza qui sotto.
Firma digitale: cos’è, chi deve averla e a cosa serve?
La firma digitale è uno strumento informatico che sostituisce la firma autografa o “a mano” e viene utilizzato per firmare documenti in formato elettronico
È collegata alla tua identità tramite SPID e svolge 2 funzioni. La prima è di verificare la tua identità nel momento in cui firmi. La seconda è quella di confermare che il documento sia autentico.
Devi avere la firma digitale in 4 casi specifici
Il primo è se emetti fatture in formato elettronico. Il secondo caso è se hai una ditta individuale, perché è necessaria per firmare i documenti relativi alla camera di commercio, compilarli ed inviarli telematicamente.
Devi avere la firma digitale anche se hai una società oppure se vuoi partecipare ad alcuni concorsi pubblici e devi chiedere finanziamenti alla pubblica amministrazione.
La firma digitale ti serve per poter siglare documenti con valore legale in modo digitale
Questo avviene perché ha lo stesso valore della firma autografa. Infatti, presenta le seguenti caratteristiche:
- autenticità: garantisce che solo colui che firma il documento è responsabile del suo contenuto
- integrità: serve per dimostrare che il documento non è mai stato modificato dal momento in cui è stato firmato
- non ripudio: se firmi un documento con firma digitale non puoi disconoscerlo
La firma digitale ha anche altri 2 importanti vantaggi. Il primo è la riduzione dei costi
Infatti, questo strumento permette di digitalizzare molti processi, eliminando i costi legati alla stampa, all’archiviazione dei documenti cartacei e alla spedizione.
Inoltre, ti permetterà di firmare molti documenti senza doverti spostare, quindi permette una riduzione dei costi legati ai viaggi.
Il secondo vantaggio è la certezza dell’autenticità
La firma digitale, a differenza di quella autografa, non è falsificabile perché funziona attraverso un sistema di chiavi crittografiche che garantiscono l’autenticità del firmatario e del documento informatico. Ciò significa che non è possibile alterare un documento una volta che è stato firmato.
Possiamo aiutarti gratuitamente a capire se devi avere la firma digitale e come utilizzarla
Un commercialista studierà la tua situazione ti dirà se hai bisogno della firma digitale per svolgere la tua attività.
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Ottenere la firma digitale: come averla velocemente e quanto costa?
Per ottenere la firma digitale devi rivolgerti ad uno degli operatori autorizzati
La procedura di acquisto è piuttosto simile per ogni operatore, ma ti consigliamo di leggere comunque le istruzioni presenti sui siti dei singoli enti. Vediamo insieme quali sono i 3 passaggi per ottenere velocemente la tua firma digitale.
Prima di iniziare la procedura, tieni a portata di mano i tuoi documenti
Infatti, per poter ottenere la firma digitale ti verranno richiesti il documento d’identità come la carta d’identità, patente di guida o il passaporto e il codice fiscale. Dovrai inserire anche il tuo numero di cellulare e il tuo indirizzo email.
La prima cosa da fare è acquistare una firma digitale
Dovrai scegliere il kit di firma digitale più adatto alle tue esigenze. Questo vuol dire che dovrai scegliere a quale ente rivolgerti, collegarti al suo sito internet e scegliere il kit di firma che vuoi comprare.
Nella maggior parte dei siti il processo è semplice ed intuitivo. Infatti, ti basterà selezionare il prodotto che vuoi acquistare, creare un account o accedere se ne hai già uno, verificare i tuoi dati, indicare gli estremi del documento di identità e scegliere una modalità di riconoscimento.
Dopodiché dovrai accettare i termini contrattuali ed effettuare il pagamento tramite carta, PayPal o bonifico bancario.
Il secondo passaggio per ottenere una firma digitale è la verifica della tua identità
Per iniziare ad usare il tuo kit di firma digitale, dovrai verificare la tua identità tramite la procedura di riconoscimento che hai scelto in fase di acquisto.
Puoi scegliere diverse tipologie di riconoscimento tra quelle proposte da ogni gestore. Le più comuni sono il riconoscimento tramite SPID, CIE, CNS o tramite webcam. Tuttavia, alcuni gestori offrono anche il riconoscimento tramite app oppure di persona presso un ufficio comunale.
Infine, dovrai attivare il tuo servizio di firma digitale
Dopo aver verificato la tua identità, devi attivare la firma digitale. Per farlo dovrai collegarti al sito al sito del tuo gestore e fornire i dati richiesti.
Anche in questo caso, la procedura cambia in base al gestore che hai scelto ma, in genere, i dati da inserire saranno il codice seriale della smart card oppure un codice segreto ricevuto via SMS.
Il costo della firma digitale cambia in base al fornitore che scegli
Potresti spendere dai 20€ agli 80€. Considera anche che alcune camere di commercio e alcune imprese rilasciano gratuitamente la firma digitale a coloro che hanno l’obbligo di utilizzarla.
Possiamo aiutarti gratuitamente ad ottenere la tua firma digitale
Un esperto fiscale può studiare la tua situazione nel dettaglio e aiutarti a richiedere la tua firma digitale. Puoi ricevere una consulenza fiscale gratuita e senza impegno con un esperto cliccando la foto qui sotto.
Firmare documenti con la firma digitale: come si fa?
Ora che hai ottenuto la firma digitale, non ti resta che utilizzarla per firmare i tuoi documenti
Il modo in cui firmerai i tuoi documenti dipenderà dal fornitore che hai scelto per il rilascio della tua firma digitale.
Per firmare i documenti avrai bisogno di un software da scaricare dal sito del tuo gestore
Oltre a questo, ti serviranno un codice PIN o un token fisico per verificare l’identità che può essere di 3 tipi:
- smart card
- token elettronico che genera un codice univoco temporaneo
- app mobile con funzione di token elettronico
La differenza tra questi metodi di autenticazione è solo legata alla comodità di utilizzo, ogni fornitore di servizi web che offre la firma digitale propone i diversi sistemi in diverse fasce di prezzo, ma il loro scopo finale è identico.
Una volta ottenuti tutti gli strumenti necessari, non ti resta che firmare i tuoi documenti
La procedura è molto semplice: ti basterà avviare il software che hai scaricato, andare nella sezione per l’applicazione della firma e selezionare i documenti da siglare.
Sono supportati i file .pdf, .doc, .docx, .xls e .xlsx e, con molti gestori, è possibile firmare senza costi aggiuntivi più documenti contemporaneamente.
Dovrai poi selezionare il formato di firma tra quelli che ti verranno proposti, quindi PAdES, CAdES o ASiC-S. Nel primo caso, con la tua firma andrai a modificare direttamente il documento originale, mentre con il formato CAdES e ASiC-S viene creato un nuovo file.
Prima di firmare dovrai inserire anche una marca temporale, cioè l’indicazione di data, ora, minuto e secondo di apposizione della firma.
Dovrai poi inserire il PIN della smart card, fare clic su “firma” e attendere il messaggio “documento firmato”. In questo modo, avrai firmato digitalmente il tuo documento.
Potrai anche verificare facilmente i documenti già firmati
Per farlo ti basterà andare nella sezione “verifica” del software fornito dal tuo gestore e selezionare i documenti da controllare. Troverai tutte le informazioni che ti servono: la validità della firma, l’attendibilità del certificato usato e la sua validità legale.
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