In breve
In questo articolo vedremo come fare per inviare una fattura elettronica ed entro quali termini farlo. Qui sotto trovi un riassunto ma, se preferisci andare nel dettaglio, puoi leggere ogni capitolo scorrendo in basso.
La fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutte le attività. Inviare correttamente e nei tempi le fatture elettroniche, quindi, è diventato un aspetto essenziale.
I nostri consulenti possono aiutarti a farlo nel modo corretto. Se vuoi puoi ottenere una consulenza fiscale gratuita compilando il form in cima alla pagina.
Per inviare le fatture elettroniche al sistema di interscambio puoi utilizzare 5 metodi diversi
Questi metodi sono l’app Fatturae, il servizio web dell’agenzia delle entrate, un servizio di terze parti, il portale Fatture e Corrispettivi oppure la PEC.
In ogni caso, prima dell’invio devi predisporre la fattura
Dovrai inserire tutti i tuoi dati di fatturazione, quelli del tuo cliente e quelli relativi alla prestazione. Devi includere anche eventuale IVA, contributo integrativo e ritenute d’acconto.
Utilizzando l’app Fatturae, il servizio web dell’agenzia delle entrate o un software di terze parti, per effettuare l’invio ti basta cliccare il pulsante dedicato alla fine della procedura
Se utilizzi uno di questi strumenti per creare la tua fattura, alla fine avrai la possibilità di inviare direttamente il tuo documento con un click.
Se invece per creare la fattura utilizzi il software apposito, scaricandolo sul tuo computer, devi caricare manualmente il documento nel portale fatture e corrispettivi
Per prima cosa devi salvare sul tuo computer la fattura in formato .xml.
Devi poi accedere all’area privata del sito web dell’agenzia delle entrate, entrare nel portale e caricare nella sezione trasmissione il file della fattura.
In alternativa puoi inviare il documento tramite PEC
Dovrai inviarlo come allegato del messaggio di posta elettronica certificata, all’indirizzo [email protected].
Se vuoi che il tuo cliente riceva la fattura direttamente nel proprio gestionale, devi anche inserire il codice destinatario
È un codice alfanumerico che identifica il software di fatturazione del tuo cliente. Se lo inserisci nella fattura, dopo i controlli formali l’SDI consegnerà il documento direttamente al software del tuo cliente.
In questo modo lui potrà vedere la fattura subito, senza doverla cercare nel portale fatture e corrispettivi.
Una volta creata la fattura elettronica, hai 12 giorni per inviarla. Se la invii in ritardo ricevi una multa.
La multa va dal 90% al 180% dell’imponibile con un minimo di 500€ se devi versare l’IVA. Se non devi versare l’IVA la multa va da 250€ a 2000€ a seconda della gravità
Possiamo aiutarti gratis a capire come inviare le fatture elettroniche
Un consulente può aiutarti a trovare il servizio più comodo per te e ad evitare le multe.
Puoi ricevere una consulenza fiscale gratuita e senza impegno cliccando il riquadro qui sotto.
Fattura elettronica: come effettuare l’invio?
Per inviare le fatture elettroniche al sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate hai a disposizione 5 metodi. Puoi scegliere quello che preferisci
I metodi sono l’app Fatturae, il servizio web dell’agenzia delle entrate, un servizio di terze parti come ad esempio Fiscozen, il portale Fatture e Corrispettivi oppure la PEC.
Indipendentemente dal metodo che scegli, prima dell’invio devi predisporre il file della fattura
Per creare il file devi usare un software apposito. Alcuni sono gli stessi che ti permettono di effettuare l’invio, come l’app Fatturae, il servizio web dell’agenzia delle entrate oppure un servizio di terze parti. In alternativa puoi anche scaricare sul tuo computer un software gratuito per la compilazione, puoi trovarlo sul sito web dell’agenzia.
Dovrai inserire tutti i tuoi dati di fatturazione, quelli del tuo cliente e quelli relativi alla prestazione. Devi includere anche eventuale IVA, contributo integrativo e ritenute d’acconto.
Alla fine della compilazione, verrà generato un file in formato .xml che è il formato specifico per l’invio delle fatture al sistema di interscambio. A seconda del servizio che utilizzi, il file può essere salvato all’interno del software oppure in una cartella nel tuo computer.
Utilizzando l’app Fatturae, il servizio web dell’agenzia delle entrate o un software di terze parti, per effettuare l’invio ti basta cliccare il pulsante dedicato alla fine della procedura
Se utilizzi uno di questi strumenti, dopo aver creato la fattura potrai inviarla direttamente con un click. Le interfacce sono diverse a seconda del servizio che utilizzi ma in genere dovrai cliccare su invia o trasmetti.
Se per creare la fattura utilizzi il software gratuito da scaricare, devi poi inviarla caricandola nel portale Fatture e corrispettivi
Una volta entrato nel portale devi seguire il percorso fatturazione elettronica > generazione > trasmissione, caricare il file .xml che hai salvato sul computer e inviarlo al sistema di interscambio.
In alternativa puoi inviare il documento tramite PEC
Dovrai inviarlo come allegato del messaggio di posta elettronica certificata, all’indirizzo [email protected]. Dopo il primo invio, l’agenzia delle entrate ti darà un indirizzo specifico per te a cui inviare le fatture successive.
Possiamo aiutarti gratis a trovare il modo più comodo per te per inviare le fatture elettroniche
Un esperto può studiare la tua situazione nello specifico e guidarti nella scelta che si adatta meglio alle tue esigenze.
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Consegnare una fattura elettronica: come si usa il codice SDI?
Se vuoi che il tuo cliente riceva la fattura direttamente nel proprio gestionale, devi anche inserire il codice destinatario
È un codice alfanumerico che identifica il software di fatturazione del tuo cliente. Se lo inserisci nella fattura, dopo i controlli formali l’SDI consegnerà il documento direttamente al software del tuo cliente. In questo modo lui potrà vedere la fattura subito, senza doverla cercare nel portale fatture e corrispettivi.
Per conoscere il codice del tuo cliente, devi chiederglielo. Non c’è modo di saperlo in altri modi perchè non è legato all’attività ma al software che utilizza.
I codici più comuni sono 3C984HL per Fiscozen, BA6ET11 per Buffetti, KRRH6B9 per Aruba e SUBM70N per Zucchetti.
Se il tuo cliente è un privato o ha sede all’estero, non avrà un codice SDI personale
Se devi inviare una fattura elettronica ad un cliente privato il codice SDI da indicare quando invii la fattura elettronica sarà composto da 7 zeri, ovvero 0000000. Il cliente riceverà la fattura nel cassetto fiscale presente nella sua area riservata dell’agenzia delle entrate.
Se invece il cliente è un’azienda, un lavoratore autonomo, un privato residente fuori dall’Italia, il codice SDI da indicare nella fattura sarà composto da 7 x, ovvero xxxxxxx. A questi clienti dovrai inviare anche la versione in PDF perchè non riceveranno la fattura in formato elettronico.
Se il tuo cliente è una pubblica amministrazione, non dovrai utilizzare il codice SDI
Al suo posto, quando invii una fattura elettronica dovrai indicare il CUU, cioè il codice univoco ufficio. Si tratta di una sequenza di 6 caratteri alfanumerici, necessaria per identificare l’ufficio pubblico destinatario della fattura.
Per trovare il codice CUU puoi consultare il portale IPA che contiene le informazioni per la fatturazione verso le pubbliche amministrazioni.
Dovrai accedere alla sezione Consultazione, cliccare su Fatturazione Ordini e su Ricerca Servizio Fatturazione Elettronica. Da qui potrai ricercare il codice dell’ufficio tramite diversi parametri come il nome o la città.
Se sbagli a inserire il codice SDI, il tuo cliente non riceve la fattura sul suo software
Questo però non è un problema perchè se hai inserito correttamente la Partita IVA o il codice fiscale, l’SDI consegnerà la fattura al suo cassetto fiscale e il tuo cliente potrà vederla da lì.
Non è prevista nessuna sanzione perché usare il codice SDI non è un obbligo di legge ma solo una comodità per il tuo cliente.
Possiamo aiutarti gratis a capire come inviare correttamente le fatture, specialmente se è la prima volta.
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Invio della fattura elettronica: quando farlo?
Una volta creata la fattura elettronica hai tempo 12 giorni per inviarla al sistema di interscambio
Se non la invii o se la invii in ritardo, ricevi una sanzione che può essere di due tipi.
Se la tua fattura contiene l’IVA, la multa va dal 90% al 180% del compenso. Indipendentemente dal calcolo, però, la multa minima è sempre di 500€.
Questo significa che anche se il 180% dell’importo della fattura è minore, la tua multa sarà comunque di 500€.
Ad esempio, se la tua fattura era di 122€ totali, con IVA al 22%, il compenso era di 100€.
Questo significa che la tua multa per invio in ritardo poteva essere al massimo 180€ ovvero il 180% di 100€. Dato che 180€ è minore di 500€, la tua multa sarà di 500€.
Se la tua fattura non contiene l’IVA, ad esempio se sei in regime forfettario o si tratta di esportazione, la multa non è un calcolo ma una quota fissa.
La sanzione va da 250€ a 2.000€, a seconda di quanto è grave la violazione e se sia la prima volta che commetti questo errore oppure no.
Se ti accorgi di non aver inviato la fattura nei tempi, puoi farlo in ritardo pagando una piccola sanzione ed evitando la multa intera
Puoi utilizzare uno strumento che si chiama ravvedimento operoso. La sanzione che devi pagare varia in base a quanto in ritardo invii la fattura che hai dimenticato.
In particolare puoi avere una riduzione di:
- 1/10 della sanzione: se invii la fattura dimenticata entro 30 giorni dalla scadenza dell’invio. Se la tua multa doveva essere di 250€, quindi, pagherai solo 25€. Devi sempre prima calcolare la multa che avresti dovuto ricevere e poi il ravvedimento.
- 1/9: entro 90 giorni
- 1/8: entro il termine per la presentazione dell’IVA annuale
- 1/7: entro la dichiarazione IVA dell’anno successivo
- 1/6: oltre il termine della dichiarazione IVA dell’anno successivo
- 1/5: se la regolarizzazione avviene dopo la contestazione delle irregolarità
Il software di fatturazione di Fiscozen ti ricorda le scadenze di invio delle fatture elettroniche, così non corri il rischio di mandarle in ritardo
Un esperto può spiegarti tutti i vantaggi del nostro servizio, che oltre al software per la fatturazione include un commercialista che segue la tua attività ed è a disposizione per rispondere ai tuoi dubbi e alle tue domande.
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