In breve
In questo articolo vedremo che cos’è, quando la devi avere, a cosa serve la PEC se hai la Partita IVA e come fare per ottenerla. Qui sotto trovi un riassunto ma, se preferisci andare nel dettaglio, puoi leggere ogni capitolo scorrendo in basso.
La PEC è uno strumento fondamentale per mettere in contatto la tua attività con altri enti, grazie a comunicazioni rapide e accessibili ovunque nel mondo.
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La PEC, è un tipo di e-mail che certifica che il destinatario ha ricevuto il messaggio
Ha valore legale ed equivale ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Devi avere una PEC se hai alcuni tipi di attività
- se sei un libero professionista iscritto ad un albo professionale, come ad esempio un avvocato o uno psicologo
- se sei una società di persone o di capitali oppure un ente della pubblica amministrazione
- se hai una ditta individuale artigianale o commerciale iscritta al registro delle imprese
In 2 casi non sei obbligato ad averla
È il caso se sei un privato cittadino o un libero professionista senza cassa.
La PEC serve per inviare comunicazioni ufficiali legate alla tua attività
Saprai subito se il destinatario ha ricevuto la tua mail, costa meno di una raccomandata e, a differenza di una e-mail classica, ha valore legale.
Inoltre, la PEC di permette anche di inviare le fatture elettroniche
Per prima cosa devi predisporre il messaggio di PEC e allegare la fattura in formato xml.
La prima volta devi inviare il messaggio a [email protected] e per le volte successive riceverai un nuovo indirizzo dedicato a cui inviare le fatture.
Per ottenere una casella PEC la procedura è diversa in base al fornitore di servizi ma in genere i passaggi sono gli stessi
Dovrai scegliere il gestore, selezionare l’offerta, compilare un modulo di registrazione e pagare.
Dovrai anche allegare una copia del tuo documento d’identità.
Il costo della PEC varia a seconda di diversi fattori
Alcuni di questi sono il gestore e la tipologia di autenticazione.
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PEC: cos’è, come funziona e in quali casi devi averla se hai la Partita IVA?
La PEC, o posta elettronica certificata, è una tipologia di e-mail che certifica che il destinatario ha ricevuto il messaggio
il suo funzionamento è simile a quello di un’e-mail tradizionale: è necessario scegliere un provider di posta, compilare il messaggio e inviarlo tramite computer, smartphone o tablet.
La grossa differenza sta nella sua capacità di certificare la ricezione del messaggio da parte del destinatario, che la rende al pari di una raccomandata elettronica.
La PEC, infatti, ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
A differenza di una mail tradizionale, dopo che avrai inviato un messaggio di PEC riceverai 2 notifiche
Una notifica di ricezione, che ti conferma che il tuo gestore PEC ha preso in carico il messaggio, e una di consegna che certifica che il destinatario lo ha ricevuto.
La PEC ha 3 grandi vantaggi
Il primo vantaggio è che puoi sapere subito se il destinatario ha ricevuto il tuo messaggio. Il secondo è che costa meno di una raccomandata, perché dopo aver acquistato il servizio, non devi pagare per ciascuna comunicazione che invii.
Il terzo vantaggio è che, a differenza di una e-mail tradizionale, ha valore legale e può quindi essere utilizzata come documentazione in caso di questioni legali, sia
Per avere la Partita IVA sei obbligato ad avere la PEC se la tua attività rientra in una di 4 categorie
La prima categoria è quella dei liberi professionisti iscritti ad un albo professionale, come ad esempio un medico o uno architetto
La seconda è quella delle società di persone o di capitali iscritte al registro delle imprese
La terza è quella degli enti della pubblica amministrazione
La quarta categoria è quella a cui appartiene la tua attività se si tratta di una ditta individuale artigianale o commerciale iscritta al registro delle imprese, indipendentemente dal tuo regime fiscale
Anche se hai la Partita IVA non sei obbligato ad avere una PEC ad una condizione
La condizione è essere un libero professionista in regime forfettario che non è iscritto né ad un albo né alla camera di commercio.
Inoltre, non sei obbligato ad avere la PEC anche se sei un privato cittadino, ad esempio se sei uno studente, un dipendente o un pensionato.
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Un nostro esperto può analizzare la tua situazione nello specifico e dirti se per te la PEC è obbligatoria o, anche se non lo è, potrebbe essere utile.
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PEC con la Partita IVA: a cosa serve?
Se hai la Partita IVA, la PEC ti serve per svolgere alcune attività fondamentali
Ti serve ad esempio per ricevere comunicazioni ufficiali da alcuni enti come l’INPS, la camera di commercio o l’agenzia delle entrate. Se non hai l’obbligo di PEC, puoi ricevere queste comunicazioni tramite raccomandata con ricevuta di ritorno oppure tramite posta ordinaria.
Ad esempio, potresti ricevere tramite PEC la comunicazione di avvenuta iscrizione alla tua gestione previdenziale INPS oppure la richiesta di pagamento del canone Rai speciale per le imprese.
Se sei iscritto ad un albo, dovrai usare la PEC per inviare e ricevere comunicazioni ufficiali dal tuo albo o ordine professionale.
La PEC è anche uno dei canali che puoi utilizzare per inviare le tue fatture elettroniche all’agenzia delle entrate. In alternativa puoi usare un software dedicato, l’app Fatturae o il portale Fatture e Corrispettivi.
A partire dal 2024, infatti, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le attività ad eccezione di chi effettua prestazioni sanitarie.
Per utilizzare la PEC per l’invio di fatture elettroniche, devi seguire alcuni passaggi
Per prima cosa devi predisporre il messaggio PEC e, a seconda del fornitore di servizi che hai scelto, potrai farlo da web app, da app mobile o da software installato sul tuo computer.
Una volta creato il file .xml della fattura elettronica utilizzando un software dedicato, puoi allegarlo al messaggio di pec come faresti con un normale allegato di posta elettronica.
La prima volta che invii una fattura elettronica con questo metodo devi spedire il messaggio di PEC all’indirizzo [email protected].
Una volta ricevuta la tua prima fattura tramite PEC, il sistema di interscambio, ovvero il servizio dell’agenzia delle entrate che si occupa di gestire le fatture elettroniche, ti comunicherà un nuovo indirizzo PEC-sdi a cui inviare tutte le successive.
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Ottenere una casella PEC: come fare e quanto costa?
Per ottenere una casella PEC, per prima cosa dovrai scegliere un fornitore di servizi
Sul mercato ce ne sono tanti con diverse fasce di prezzo. Per la tua Partita IVA non è importante quale sia il fornitore che scegli perché tutti offrono gli stessi servizi di base.
Il processo di acquisto è diverso a seconda del fornitore ma in generale i passaggi da svolgere sono molto simili
Per prima cosa dovrai scegliere il fornitore di servizi, in base alle tue esigenze.
Dopo aver selezionato la tipologia di offerta che ti interessa, dovrai compilare un modulo di registrazione e pagare con uno dei metodi di pagamento accettati.
Una volta completata la registrazione, dovrai inviare al fornitore di servizi una copia del tuo documento di identità, tramite e-mail o caricandolo direttamente sulla piattaforma, perchè la PEC deve essere associata alla tua vera identità e non può essere creata con un nome di fantasia, come invece avviene per i normali indirizzi e-mail.
I prezzi variano in base al fornitore
Spesso, infatti, i provider vendono servizi a pacchetto, affiancando alla tua PEC altri strumenti dei quali potresti avere bisogno.
Ad esempio, alcune banche offrono un servizio di PEC insieme all’apertura di un nuovo conto corrente. Altri fornitori specializzati in attività produttive offrono pacchetti di PEC e firma digitale, adatti a chi vuole aprire un’impresa.
Un altro fattore che influenza il prezzo è il metodo di autenticazione: ad esempio, se scegli l‘autenticazione tramite app puoi avere un costo inferiore rispetto ai casi in cui il fornitore ti deve spedire a casa un dispositivo separato.
La scelta è tua, in base al denaro che hai a disposizione e agli eventuali servizi aggiuntivi di cui potresti avere bisogno.
I fornitori più comuni, che offrono servizi base a prezzi contenuti, sono PosteItaliane e Aruba che offrono caselle PEC a partire da 7€ all’anno.
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Un esperto può analizzare le esigenze della tua attività e dirti quali sono le eventuali funzioni aggiuntive di cui puoi avere bisogno, per aiutarti a compiere una scelta vantaggiosa.
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